Intranets verbessern die interne Kommunikation

Intranet – Was ist das?

Rein technisch versteht man unter einem Intranet ein Netz von Rechnern innerhalb einer geschlossenen spezifischen Nutzergruppe, im Wesentlichen in einem Unternehmen oder in einer Organisation. Es handelt sich funktional um nichts anderes wie das Internet, eben nur nicht öffentlich zugänglich. Auch im Intranet werden Daten auf einem Server gesammelt und meist über Webbrowser der Nutzergruppe zugänglich gemacht. Darüber hinaus können die Nutzer die Daten auf dem Webserver bearbeiten, entsprechend der ihnen zugeteilten Nutzerrechte für alle oder nur für bestimmte Inhalte.

Welche Ziele können mit einem Intranet erreicht werden?

Ziele des Intranets sind besserer Informationsaustausch in der Gruppe, bzw. vereinfachter und vor allem sofortiger Zugriff auf verschiedenste Informationen und Daten. Vereinfachung von Workflows und direkter Kommunikation, mehr Information und Transparenz im gesamten Unternehmen. Typischerweise nutzen meist Unternehmen mit einem modernen Arbeitsverständnis Intranets. Verborgenes Wissen ist hier unerwünscht, Teamarbeit und Know-how Transfer sollen gefördert werden.

Wie hat sich die Nutzung des Intranets entwickelt?

Begrenzten sich früher Intranets weitestgehend durch eine gemeinsame Dateiablage, ist die Nutzung heute vielfältig. Gute Intranets halten mit der Entwicklung des Internets schritt und übertragen vorteilhafte Features. Unternehmen können mit Intranets enorme Wettbewerbsvorteile erlangen, weil sie eine demokratische Struktur durch mehr Transparenz und Mitbestimmung ermöglichen. Teams können effektiver zusammenarbeiten. Alle profitieren vom Wissen jedes Einzelnen. Mit modernen Intranets geht allerdings oft auch eine Entmachtung der Führungskräfte und eine Verflachung der Hierarchien einher. Das ist nicht bei allen Mitarbeitern und Chefetagen gerne gesehen, denn Wissen ist schließlich auch Macht. Diese Macht durch „gehütetes Wissen“ dient in der Informationsgesellschaft aber nur den Karrieren der Einzelnen und nicht dem Unternehmen und ihren Kunden. Viele moderne Unternehmen ergreifen heute die Chancen, die sich durch den offenen Know-how Transfer und schnelle direkte Kommunikation via Intranet ergeben und wachsen dadurch in vielerlei Hinsicht.

Intranets von heute arbeiten mit folgenden Tools:

• Newsfeeds und Dateimanagement
• Mailing & Messaging
• Tools für kollaboratives Arbeiten wie Wikis, gemeinsame Kalender, Foren, Blogs etc.
• Vorschlagswesen zur Verbesserung der Leistungen und der Produkte des Unternehmens sowie der Effizienzsteigerung
• Abbildung von Geschäftsprozessen
• Tools zur Personalentwicklung, zum Beispiel E-Learning
• Koordination von Abteilungen, zum Beispiel Marketing und Vertrieb
• Endgeräteunabhängig durch Nutzung auf Tablets und Smart-Phones

Fazit: Ein Intranet eignet sich für alle Unternehmen

Im Prinzip kann jedes Unternehmen von einem Intranet profitieren, denn in allen Unternehmen ist eine flüssige Information wichtig. Für jede Branche sind konkrete Anwendungen denkbar. Auch für kleine Teams ab drei Leuten sind Intranets sinnvoll. Handeln sollte man immer dann, wenn Daten zentral verwaltet werden müssen und E-Mail und Telefon nicht mehr ausreichen, um Informationen übersichtlich auszutauschen. Scheuen sich Unternehmen vor den Kosten, können auch moderne Projektmanagementsysteme wie beispielsweise Basecamp (https://basecamp.com) genutzt werden. Diese kosten nur wenige Euro pro Monat und haben die wichtigste Features wie Kalender, Todo-Listen und Dateiverwaltung an Bord.